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📖 Guía de usuario

Aprende a usar DentalBox, paso a paso.

Tutoriales y artículos para sacarle el máximo a cada función — desde tu primer tratamiento hasta los reportes. Sin necesidad de iniciar sesión.

Pagos y caja

Cómo funcionan los pagos en DentalBox
Dónde vive el dinero de cada paciente y por qué los pagos van siempre asociados a un tratamiento.
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Registrar un pago
El flujo básico de cobro, y cómo elegir a qué prestaciones se imputa el dinero.
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Pago mixto: efectivo más tarjeta
Cuando el paciente paga una parte en efectivo y otra con tarjeta o transferencia.
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Vuelto y cuotas de tarjeta
Los dos campos que aparecen solo con ciertos medios de pago.
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Plan de pagos en cuotas
Dividir un tratamiento en cuotas mensuales con vencimiento.
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Corregir un pago mal registrado
Editar el monto o el medio, sin borrar ni volver a registrar.
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Mover un pago a otro tratamiento
Reasignar un pago, o dividirlo entre dos tratamientos.
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Anular un pago
Sacar un pago de los totales sin borrarlo del historial.
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Reembolsar dinero al paciente
Registrar una devolución para que la caja y los reportes cuadren.
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Condonar un saldo
Cerrar una deuda que no se va a cobrar, sin ensuciar la recaudación.
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Abrir la caja del día
Empezar el turno declarando cuánto efectivo hay para dar vuelto.
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Qué entra a la caja y qué no
Configurar qué movimientos se registran automáticamente.
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Ingresos y egresos manuales de caja
Agregar o retirar dinero del cajón durante el turno.
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Cerrar la caja y cuadrar el arqueo
El cierre del turno, y qué hacer si hay diferencia.
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Ver quién le debe a la clínica
El panel de cuentas por cobrar y la antigüedad de la deuda.
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El comprobante de pago
Generar el recibo, y cómo se numera.
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Buscar, filtrar y exportar los pagos
Encontrar un pago concreto y bajar el historial a planilla.
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Quién puede cobrar, anular y reembolsar
Los cuatro permisos del módulo y cómo vienen por rol.
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Exigir caja abierta para poder cobrar
Obligar a que haya una caja del día antes de recibir dinero.
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Radiología

Cómo funciona la radiología en DentalBox
Dónde viven las imágenes del paciente y los tres lugares desde donde se cargan.
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Subir una radiografía
Los formatos que acepta, el peso máximo y qué pasa con la imagen al subirla.
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Cargar un estudio completo (bitewing, serie periapical)
Las plantillas de estudio y por qué conviene usarlas.
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El visor: herramientas de lectura
Zoom, brillo, contraste, negativo y giro. Qué hace cada botón.
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Marcar hallazgos sobre la imagen
Flechas, círculos y texto que quedan guardados sobre la placa.
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Medir distancias en una radiografía
La regla del visor y por qué hay que calibrarla antes.
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Crear un informe radiológico
Redactar el informe junto a la imagen, con hallazgos por pieza.
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Firmar un informe radiológico
Qué pasa al firmar y por qué después no se puede editar.
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Imprimir el informe en PDF
Qué trae el documento y cuántas imágenes incluye.
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Enviarle una imagen al paciente
El enlace seguro, cuánto dura y qué ve el paciente.
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Comparar dos imágenes (antes y después)
Ver dos radiografías lado a lado.
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Buscar imágenes en el módulo Radiología
Los filtros disponibles y las dos formas de ver la lista.
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Solicitar un examen a un centro externo
Dejar registrado el examen pedido para no perderlo de vista.
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Subir un CBCT
Cómo funciona la tomografía 3D y qué se necesita para usarla.
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Imágenes por pieza en el odontograma
Ver las radiografías de un diente desde el odontograma.
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Vincular una radiografía con un tratamiento
Asociar imágenes a un presupuesto y el avance automático.
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Quién puede ver, subir y borrar imágenes
Los seis permisos del módulo y cómo vienen por rol.
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Borrar una imagen
Qué se borra de verdad y qué se conserva.
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Si las imágenes no cargan
Distinguir un paciente sin radiografías de una consulta que falló.
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Fichas por especialidad

Qué son las fichas por especialidad
Por qué una endodoncia y una prótesis piden datos distintos.
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Cómo el sistema elige qué ficha abrir
El orden en que decide, y qué hacer cuando se equivoca.
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Registrar el avance de una prestación
Los pasos, el porcentaje, y por qué son cosas distintas.
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La ficha de endodoncia
La tabla de conductometría y los campos del tratamiento.
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La ficha de implantes
Los datos del implante y por qué el número de lote importa.
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Las fichas de prótesis fija y removible
Los campos de cada una, y las verificaciones antes de instalar.
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El periodontograma
Registrar el sondaje por sitio y seguir la evolución periodontal.
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La ficha de ortodoncia
Un módulo aparte para un tratamiento que dura años.
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Registrar un control de ortodoncia
El control mensual y qué queda guardado.
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Cómo se cobra la ortodoncia
Las tres modalidades y cuál conviene según cómo cobres.
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Personalizar una ficha de especialidad
Renombrar campos, ocultar los que no usas y agregar los tuyos.
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Qué especialidades generan orden de laboratorio
El interruptor que hace aparecer la orden dentro de la ficha.
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Ver la ficha de una sesión anterior
Consultar lo que se registró sin poder modificarlo.
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Quién puede editar las fichas
Cómo se controla el acceso a las fichas y a su configuración.
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Esterilización

Cómo funciona el módulo de esterilización
El registro que pide una fiscalización, hecho en el día a día.
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Cargar un ciclo
Registrar una carga del autoclave con sus paquetes.
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Cerrar un ciclo y registrar los controles
Los tres controles y qué determina que el ciclo se apruebe.
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Las etiquetas de los paquetes
Imprimir los códigos que van pegados en cada bolsa.
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Anotar qué instrumental se usó en cada paciente
La función que permite responder a quién llamar si algo sale mal.
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Qué hacer si un control biológico sale positivo
El procedimiento cuando un ciclo se confirma fallido.
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La bitácora de esterilización
El documento que se muestra en una inspección.
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Registrar tus autoclaves
El catálogo de equipos y el control de mantenciones.
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El catálogo de instrumental
Cargar tus sets para no escribirlos cada vez.
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Quién puede hacer qué en esterilización
Los cinco permisos del módulo.
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Si el módulo aparece sin datos
Qué significa el aviso de migración pendiente.
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Laboratorio dental

Cómo funciona el módulo de laboratorio
Del encargo a la instalación, sin perder ninguna orden.
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Crear una orden desde la prestación
El camino corto: la orden nace con el contexto puesto.
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El editor completo de la orden
Todos los campos del trabajo y qué necesita el laboratorio.
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Adjuntar el color, fotos y archivos
Lo que más agradece el laboratorio.
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El escaneo intraoral
Subir el STL del escáner y verlo en la app.
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Enviar la orden al laboratorio
El correo con el detalle del trabajo y los archivos.
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Recibir el trabajo
Conforme o con observaciones, y cómo pedir un reproceso.
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Ver las órdenes atrasadas
El filtro que conviene revisar todos los días.
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Laboratorio propio
Producción interna con etapas y técnico responsable.
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Cuánto le debes a cada laboratorio
El estado de cuenta y cómo registrar los pagos.
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Administrar tus laboratorios
El catálogo y el tarifario de cada uno.
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Quién puede ver y editar las órdenes
Los cinco permisos y por qué el costo va aparte.
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Reportes e indicadores

Dónde está cada número
Mapa de las pantallas de reportes, para no buscar el dato en el lugar equivocado.
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Cómo se lee la pantalla de Reportes
El período, las tarjetas de acceso y qué mira cada sección.
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Recaudación e informe diario
Cuánto entró, por qué medio de pago y en qué días.
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Producción y comisiones por dentista
Cuánto cotizó y cuánto se cobró de lo que hizo cada profesional.
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Conversión de presupuestos
Qué porcentaje de lo que presupuestas termina aceptándose.
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Morosos y por cobrar
Quién debe, cuánto, y desde cuándo.
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Ocupación de agenda y uso de box
Cuánta agenda se llena, cuánta se pierde y cuánto se usa cada sillón.
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Qué se hace más y de dónde vienen los pacientes
Prestaciones más realizadas, ventas por categoría, especialidad y origen del paciente.
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Indicadores por dentista
La tabla mensual del equipo: recaudado, pacientes, citas y asistencia.
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Finanzas: el resumen del mes
Entradas, salidas, saldo y margen. La pantalla para cerrar el mes.
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Libro de ventas
Lo emitido en el mes, documento por documento, para el contador.
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Cobranza
La pantalla para trabajar la deuda, no solo para mirarla.
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Producción por convenio y cobros a aseguradoras
Cuánto trae cada convenio y en qué va lo que hay que cobrarle a los seguros.
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El contrato de honorarios de cada profesional
Cómo se define lo que gana cada dentista: porcentaje, sueldo base y descuentos.
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Emitir y pagar una liquidación de honorarios
El cierre mensual de honorarios, paso a paso.
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Mis honorarios (vista del profesional)
Lo que cada dentista puede ver de sus propios honorarios.
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El Inicio: qué ve cada rol
La primera pantalla cambia según quién entra. Esto es lo que ve cada uno.
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Exportar reportes a Excel
Qué secciones exportan, y por qué el Excel a veces trae más filas que la pantalla.
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Por qué dos pantallas no dan el mismo número
Las diferencias esperables entre reportes, y cuál mirar en cada caso.
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Equipo y permisos

Equipo, Usuarios y Roles: cuál es cuál
Tres pantallas parecidas que hacen cosas distintas.
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Los roles y qué hace cada uno
Dueño, Administrador, Supervisor, Profesional, Recepcionista y Asistente.
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Cómo invitar a alguien
El flujo completo, desde el correo hasta el primer inicio de sesión.
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Cambiar los privilegios de una persona
El editor de privilegios: cuándo usarlo y cómo no romper nada.
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Cambiar los privilegios de un rol completo
Ajustes › Roles y privilegios: la política general de la clínica.
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Registrar a alguien que no usa el sistema
Dentistas, asistentes y laboratoristas que tienen que aparecer en la agenda sin tener cuenta.
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Horario de acceso
Limitar los días y las horas en que alguien puede entrar a la aplicación.
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Datos del profesional
Especialidades, comisiones y la ficha laboral completa.
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Suspender, revocar o eliminar a alguien
Las tres formas de sacar a alguien, y qué pasa con lo que registró.
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Cuántos usuarios puedo tener
El límite del plan y cómo se cuenta.
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Problemas frecuentes con permisos
Qué revisar cuando alguien no ve algo o ve de más.
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Agenda y citas

Cómo funciona la agenda de DentalBox
La agenda se organiza por box y por profesional. Entender esa diferencia evita el 90% de los problemas al agendar.
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Crear una cita
Haz clic en cualquier bloque libre de la agenda y completa el paciente, el motivo y la duración.
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Mover una cita de hora arrastrándola
Arrastra el bloque a la nueva hora. Si se cruza con otra cita, el sistema avisa y no deja soltarla.
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Reagendar una cita a otro día
Reagendar cierra el detalle y te deja elegir gráficamente el nuevo bloque, respetando la duración original.
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Confirmar citas y estados del paciente
Agendada, confirmada, llegó, en box. Cada estado responde una pregunta distinta.
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Crear y configurar boxes
Cada box es una agenda independiente. El número de boxes disponibles depende de tu plan.
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Configurar los turnos de los dentistas
El configurador de turnos define qué dentista atiende en qué box y en qué horario. Es lo que alimenta la reserva online.
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Bloquear horarios
Reuniones, almuerzo, mantenimiento o vacaciones: bloquea el espacio para que nadie agende ahí.
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Anular una cita
Anular libera el espacio y deja registro. Si tienes lista de espera, es el momento de usarla.
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Lista de espera
Pacientes que quieren adelantar su hora. Cuando se libera un espacio, los tienes a mano.
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Vista por box
Muestra una columna por cada box para ver toda la clínica en paralelo.
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Usar la agenda desde el teléfono
La agenda está pensada para consultarse en el sillón, no solo en el mostrador.
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Recordatorios automáticos de citas
El sistema puede avisar al paciente por correo o WhatsApp antes de su hora.
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Reserva de horas online
Tus pacientes piden hora desde tu página pública, eligiendo profesional o especialidad.
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Que el paciente gestione su propia cita
Desde la página pública el paciente puede confirmar, anular o cambiar su hora.
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Saber quién se está atendiendo ahora
La barra inferior de la agenda muestra el estado real de la clínica en este momento.
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Colores de la agenda
Cada dentista tiene su color, para distinguir de un vistazo de quién es cada cita.
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Vincular una cita con un tratamiento
Puedes indicar a qué viene el paciente, eligiendo el presupuesto o el ítem específico.
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Indicadores del día
Total de citas, confirmadas, por confirmar, llegadas y en box.
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La agenda online no muestra horas disponibles
Casi siempre es porque faltan turnos configurados. Aquí está la lista de comprobación.
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Configuración de la clínica

Mapa de Ajustes
Qué se configura en cada sección, para encontrar las cosas rápido.
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Datos de la clínica
Nombre, logo, horario y datos bancarios. Lo que sale en todos tus documentos.
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País, moneda y formato de números
Cómo se muestran los montos en toda la aplicación.
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Nomenclatura dentaria
FDI, FDI con punto, Universal o Palmer. Cómo se numeran los dientes.
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Numeración de documentos
El prefijo y la cantidad de dígitos de tus presupuestos.
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Documentos impresos: el mapa
Qué documentos puedes personalizar y qué se edita de cada uno.
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Tamaño de papel y temas
Cómo elegir el formato de cada documento según cómo lo vas a imprimir.
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Certificados y consentimientos
Los textos que tu clínica entrega firmados.
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Catálogo de prestaciones
Cómo cargar tus prestaciones con sus precios, y las tres formas de hacerlo.
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Catálogos y estados de cita
Personalizar los nombres y colores de la agenda, y las categorías del sistema.
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Convenios y seguros
Configurar la cobertura, los afiliados y el modo de cobro de cada convenio.
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Notificaciones automáticas
Qué correos y avisos manda el sistema solo, y cómo activarlos.
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Tareas automáticas
Lo que el sistema revisa cada mañana para dejarle el trabajo listo al equipo.
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Personalizar los módulos
Ajustes › Personalización: cómo se comporta cada parte de la aplicación.
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Quién puede cambiar la configuración
Los permisos de Ajustes, y por qué a veces un cambio no queda guardado.
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Presupuestos y tratamientos

Qué es un presupuesto en DentalBox
El presupuesto es el plan de tratamiento con precios. Al iniciarlo se convierte en el tratamiento en curso.
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Crear un presupuesto
Agrega prestaciones, indica la pieza y ajusta el precio. Se guarda solo mientras trabajas.
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Presupuesto para alguien que aún no es paciente
Puedes presupuestar antes de crear la ficha clínica. Se registra como paciente al iniciar el tratamiento.
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Organizar el presupuesto en fases
Divide un plan largo en etapas para que el paciente entienda el orden y el costo de cada una.
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Aplicar un convenio o seguro
Al elegir el convenio del paciente, la cobertura se aplica automáticamente al presupuesto.
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Imprimir, descargar o enviar el presupuesto
Tres formas de entregarlo. Cualquiera de ellas lo marca como entregado.
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Iniciar un tratamiento
Al iniciar, el presupuesto pasa a ejecución y se firma el consentimiento informado.
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Consentimiento informado
Qué se firma, quién lo edita y dónde queda guardado.
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Registrar pagos de un tratamiento
Cada pago se puede imputar a prestaciones específicas o al tratamiento completo.
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Comprobante de pago
Cada pago puede generar un comprobante imprimible o enviable por correo.
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Seguimiento de presupuestos no iniciados
Los presupuestos entregados que nadie aceptó son tu mayor fuente de ingresos perdidos.
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Armar tu catálogo de prestaciones
Impórtalo, súbelo en Excel o créalo a mano. Es la base de todo presupuesto.
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Importar prestaciones desde Excel
Descarga la plantilla, complétala y súbela. Así migras tu arancel completo de una vez.
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Asignar el dentista de cada prestación
Cada ítem puede tener su propio profesional, para repartir correctamente la producción.
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Diagnósticos CIE en el presupuesto
Puedes asociar un código diagnóstico a cada prestación cuando lo necesites.
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El odontograma dentro del presupuesto
Puedes activar el odontograma para elegir las piezas visualmente.
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Garantías de tratamiento
Deja registrado el plazo de garantía de un trabajo y consúltalo después.
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Notas y condiciones del presupuesto
Las notas son internas del documento; las condiciones son el texto legal que ve el paciente.
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Validez del presupuesto
Cada presupuesto tiene una fecha hasta la cual se respetan los precios.
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Estado financiero de un tratamiento
Cuánto vale, cuánto se pagó, cuánto se gastó y cuánto falta.
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Ficha clínica

Qué contiene la ficha clínica
Resumen, datos, presupuestos, tratamientos, evolución, pagos, citas, radiología y documentos.
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Crear la ficha de un paciente
Se puede crear directamente o al iniciar el tratamiento de un prospecto.
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Diferencia entre prospecto y paciente
Prospecto es quien aún no se ha atendido. Paciente es quien tiene ficha clínica.
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Antecedentes médicos y alertas
Alergias, enfermedades y medicación. Las alertas críticas se muestran siempre visibles.
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El odontograma
El mapa dentario del paciente, con lo que tiene y lo que se le hizo.
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Escribir la evolución clínica
El registro de qué se hizo en cada sesión. Es el corazón legal de la ficha.
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Dictar la evolución por voz
Dicta lo que hiciste y el sistema lo estructura como evolución clínica.
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Recetas, certificados e indicaciones
Documentos clínicos que se emiten desde la ficha y quedan archivados.
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Radiografías e imágenes
Sube, clasifica y consulta las imágenes del paciente desde su ficha.
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Descargar la historia clínica completa
Genera un PDF con toda la ficha del paciente.
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Pre-check-in del paciente
Envía un formulario para que el paciente complete su anamnesis antes de llegar.
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Fichas por especialidad
Campos específicos para endodoncia, ortodoncia, periodoncia y ATM.
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Periodontograma
Registro gráfico del estado periodontal, comparable en el tiempo.
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Historial y línea de tiempo
Todo lo que pasó con el paciente, ordenado cronológicamente y filtrable.
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Ver la deuda de un paciente
El saldo pendiente aparece en la lista de pacientes y en su ficha.
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Chat interno del equipo en la ficha
Comentarios internos sobre un paciente, que el paciente nunca ve.
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Datos obligatorios de la ficha
Puedes definir qué campos son obligatorios al crear un paciente.
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Buscar un paciente
Por nombre, número de ficha, teléfono, correo o identificación.
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Importar pacientes desde otro sistema
Carga masiva por Excel para migrar tu base existente.
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Videoconsulta con el paciente
Atención remota para controles, evaluaciones iniciales o post-operatorios.
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